Procesos y procedimientos

PROCESO DE ADQUISICIÓN

•         Tener establecido el criterio  y el comité de compras

•         Tener claro el presupuesto.

•         Tener claro los productos y cantidades que son necesarias para la apertura

•         Tener un plan de compras

•         Visitar y realizar cotizaciones con diferentes posibles proveedores

•         Verificar las facilidades y precios en cada proveedor

•         Verificar las cantidades en cada proveedor

•         Verificar la calidad de los productos ofrecidos por cada proveedor

•         Verificar la forma del transporte de la mercancía hacia nuestra bodega.

•         Analizar ofertas

•         Definir periodo y proyección

•         seleccionar el proveedor con mejor calidad y ofertas de compras

•         contactar el proveedor y en enseñarle nuestro proyecto y nuestro presupuesto

•         llegar a un acuerdo

•         realizar la orden de compra

•         adquirir la mercancía

PROCESO DE RECEPCIÓN

•         Tener el personal adecuado para la recepción de la mercancía que acaba de llegar desde la ciudad del proveedor a nuestra bodega

•         Contar los embalajes o cajas y revisar su calidad, sellado y estado

•         Solicitar documentos o factura

•         Firmar documento de recibido

•         Realizar la comparación de las cantidades relacionadas en la factura contra lo físico

•         Revisar calidad

•         Inspeccionar el estado de los productos, de las cajas

•         Realizar acta de recepción técnica en el formato establecido en el sistema

•         Inspeccionar lote, fecha de vencimiento y registro INVIMA de cada unos de los productos

•         Ingresar factura y cantidades al inventario

•         Verificar que cada cantidad haya sido cargada al sistema de nuestro inventario de manera adecuada para evitar futuros descuadres.

PROCESO DE ALMACENAMIENTO

•         Realizar ubicación de las cajas en las estibas de acuerdo al método de inventarios

•         Llevar controles ambientales (temperatura, humedad y aire)

•         Implementar recursos de cuidado y conservación de los dispositivos médicos

•         Realizar ubicación de los productos que deben ir en las estanterías, de acuerdo al tamaño, espacio y el orden      inicialmente establecido, que será por orden alfabético y por clasificación de los dispositivos médicos. Decreto 4725.

•         Técnicas de manejos y control de inventarios

•         Control de fechas de vencimientos

•         Ordenarlos de acuerdo al sistema FIFO

PROCESO DE DESPACHO

•         Tomar la factura u orden de pedido

•         realizar el debido alistamiento del pedido tomado en área administrativa

•         revisar la factura y comparar cantidades, alistadas contra facturadas.

•         Realizar el correcto despacho con el mensajero, entregarle la factura e indicarle la dirección en el menor tiempo posible.